「会議の議事録、AIに任せたら余計に時間がかかった」
「結局、自分で一から書き直している」

そんな経験、ありませんか？
期待して生成AIを導入したはずなのに、これでは本末転倒ですよね。

実は、AIから精度の高い回答を引き出せるかどうかは、ツール選びよりも「依頼の仕方（プロンプト）」にかかっています。

優秀な部下であっても、指示が曖昧だと期待通りの成果物は上がってきません。生成AIもそれと同じです。

今回は、ビジネスの現場で最もニーズが高い「議事録作成」を題材に、明日からコピペで使えるプロンプトの型と、AIを使いこなすためのコツを具体的にお伝えします。

プロンプトエンジニアリングのコツ：AIへの解像度を上げる

AIに良い仕事をしてもらうために必要なこと。それは、大きく分けて「内容整理力」と「プロンプトテクニック」の2つです。

難しそうに聞こえるかもしれませんが、要は「AIに伝わる言葉で話す」ということ。ポイントを押さえるだけで、回答精度は驚くほど向上します。

1.内容整理力：丸投げではなく「論理的」に伝える

人間同士のコミュニケーションでも「あれ、いい感じにまとめておいて」だけでは伝わりません。AI相手なら尚更、「5W1H」を明確にする必要があります。私たちはこれを「情報の構造化」と呼んでいます。

具体的には、以下の要素を指示に含めてみてください。

  • 誰が（Role）： あなたはトップセールスマン？ それとも顧客心理を読むコンサルタント？
  • 誰に（Target）： 決裁が必要な上司向け？ 案件を引き継ぐCS（カスタマーサクセス）担当者向け？
  • 何を（Goal）： 顧客の「本音」や「予算感」の抽出？
  • どのように（Style）： 「事実」と「手応え」を分けて？ ネガティブ情報も隠さずに？
  • どんな状況で（Context）： 初回訪問なのか、クロージング直前なのか。競合はいるのか。

この「前提」をサボらずに言語化することが、手直しを減らす第一歩です。

2.プロンプトテクニック：AIに伝わる「作法」を守る

伝える内容が決まったら、次はそれをAIが理解しやすい形式に落とし込みます。プロンプトエンジニアリングにおける「定石」とも言えるテクニックです。

  • マークダウン形式で書く 見出し（#）や箇条書き（-）を使って指示書自体を視覚的に整理すると、AIは情報の重要度を正しく理解してくれます。
  • 役割の指示 「あなたはベテランの秘書です」と役割（ペルソナ）を与えること。これだけで、回答の視点やトーンがピタッと定まります。
  • 出力の明示 ここが意外と重要です。「マークダウンではなく、テキスト形式で」「箇条書きで」とゴールとなる形式（フォーマット）を指定しましょう。これがないと、AIが勝手に複雑な装飾をしてしまい、コピペしにくくなることがあります。
  • 制約事項の明示 「推測で書かないこと」「専門用語には注釈をつけること」。やってはいけないことを先に釘を刺しておくのがポイントです。

【具体事例】議事録作成のプロンプト

理屈はわかったけれど、実際どう書けばいいの？ と思いますよね。 実際に「議事録作成」のシーンで、悪い例と良い例を比べてみましょう。

うまくいかない指示（悪い例）

今日の商談の文字起こしを貼るから、いい感じに議事録にしておいて。

これでは、AIは何が重要で、誰に向けて書けばいいのか分かりません。結果として、ダラダラと長い要約が返ってくるだけになってしまいます。

成果が出るプロンプト（良い例）

先ほどの「整理力」と「テクニック」に加え、「AI特有の誤字脱字」への対策も組み込むと、以下のようなプロンプトになります。

# 役割
あなたは優秀な営業担当者であり、論理的な分析家です。

# 依頼内容
{ # 前提 }を基に、以下の[商談の文字起こし]から上司への報告用として{ # 商談議事録 }を作成してください。
作成にあたっては、{ # 制約条件 }を守り、{ # 報告の構成 }に従って情報を整理してください。

# 前提
・対象テキストは商談の録音データ（AI文字起こし）です。誤字脱字が含まれる可能性があります。
・商談フェーズ：{初回ヒアリング / 提案 / クロージング / 既存フォロー} ※適宜選択
・自社商材：業務効率化ツール

# 制約条件
・ケバ取りを行い、ビジネス文書として整えること。
・「顧客の発言」と「自社の発言」が混同しないように整理すること。
・顧客の「課題」「懸念点」「予算感」など、受注に関わる重要なシグナルを見逃さないこと。
・推測で書く場合は「（推測）」と明記し、事実と分けること。

# 出力形式（重要）
・マークダウンのコードブロック（ ``` ）は使用しないでください。
・見出し記号（#）は使わず、【 】などの記号で見出しを表現してください。
・内容は「箇条書き」で記述し、プレーンテキスト形式で出力してください。

# 報告の構成
1. 商談概要（日時、相手先企業名、参加者）
2. 商談の結論（受注確度、次のステップなど、最重要事項を冒頭に）
3. 顧客の課題・ニーズ（顧客が現状抱えている悩みや要望）
4. BANT情報の整理（把握できた範囲で記述）
   - Budget（予算）：
   - Authority（決裁権）：
   - Needs（必要性）：
   - Timeframe（導入時期）：
5. 主な質疑応答（顧客の懸念点と、それに対する回答）
6. ネクストアクション（自社がやるべきこと、期限）

# 対象テキスト（商談の文字起こし）
[ここにテキストを貼り付け]

まとめ：AIは「魔法の杖」ではなく「最強のビジネスパートナー」

生成AIは魔法の杖ではありませんが、正しい「書き方（プロンプト）」さえ習得すれば、最強のビジネスパートナーになります。

重要なのは、「AIに何をさせたいか」を人間側が論理的に整理できているか、ということ。この思考プロセス自体が、業務の棚卸しや生産性向上にもつながります。

ぜひ商談の議事録作成のテンプレートとして試してみてください。

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